Maar voor wat dienen al die vergaderingen nu toch?

Sommigen horen een frustratie. Ik hoor een uitnodiging om nog eens kritisch te kijken naar de manier van werken en de reden erachter.

We werkten hard en hadden best veel contact. Veel verschillende contactmomenten per week waar ooit een idee achter zat, maar die evolueerden zonder duidelijk kader. Dit zorgde voor frustraties in het team, alweer een vergadering. Maar ook van buitenaf: "voor ons is het echt niet duidelijk hoe we beroep kunnen doen op jullie als team."

Het was niet dat we er als team niet over hadden nagedacht. We wisten dat we grote flexibiliteit nodig hadden, dus baseerden we ons op de agile methodologie. Het scrum framework leek ons een goed vertrekpunt, maar we wilden ons er niet in vastzetten. Alleen gebruiken wat voor ons van toepassing was.

Dus maakten we er onze eigen versie van. Uit puur enthousiasme. Met veel iteraties, feedback en bijsturing. Tot we op een gegeven moment het bos door de bomen niet meer zagen.

We hadden zoveel toegevoegd, aangepast en verschoven dat niemand meer precies wist waarom elk moment er was. Een vergadering die ooit een duidelijk doel had, voelde nu als "gaan we opnieuw hetzelfde bespreken als de vorige keer?" Dat kost energie. Een zwaarte die je niet ziet maar wel voelt.

Dus kwamen we terug naar de essentie. We gaven onze manier van werken opnieuw vorm en maakten het visueel.

Agile Lifestyle 1.0 - Onze manier van werken in één beeld.

Zodat teamleden wisten welke vergadering welk doel had. Zodat andere teams wisten hoe ze op ons beroep konden doen. Zodat het management zag hoe onze beslissingen tot stand kwamen.

Drie vragen stonden centraal:

Hoe komen nieuwe vragen bij ons terecht? Wie is wanneer bij welk moment, en waarom? Hoe nemen we beslissingen?

Zo zag het eruit

Nieuwe vragen, van binnen of buiten het team, kwamen binnen op de pre-backlog. Elke twee weken analyseerden we samen of iets voor ons team was en of het paste binnen de visie van de organisatie. Niet alles werd per definitie door ons uitgevoerd. Wat doorging, belandde op de backlog. Eén keer per maand plantten we samen wat er de komende sprint zou worden opgepakt. Ieders stem telde daarin, ongeacht ervaring of anciënniteit.

Eens een sprint liep, hoorden we elkaar dagelijks, kort en gefocust. Waar sta je? Waar zit je vast? Wie of wat kan je verder helpen? Twee keer per week gingen we dieper: technisch brainstormen, dingen inhoudelijk doornemen, samen uitwerken. En aan het einde van elke sprint evalueerden we, niet alleen wat we hadden gemaakt, maar ook hoe we hadden samengewerkt. Waar we energie van kregen. Wat mocht veranderen.

Tijdens een van die retrospectives vertelden teamleden dat ze veel meer energie en focus hadden doordat de intake van vragen gestructureerd was. Geen willekeurige tik op de schouder meer voor wie toevallig in de buurt zat. Mensen wisten aan wie ze een vraag konden stellen en wanneer ze een antwoord mochten verwachten. Het klinkt simpel, maar is een wereld van verschil.

Daarom heet het Agile Lifestyle 1.0. Lifestyle, omdat het een manier van denken is, geen framework dat je zonder nadenken toepast. En 1.0, omdat alles continu bijgestuurd wordt waar nodig. Het team evolueert. De manier van werken beweegt mee.

Is dit de heilige graal?

Nee. En dat zou ook vreemd zijn, want jouw team is niet ons team.

Maar laat dit een aanleiding zijn om jullie eigen manier van werken in vraag te stellen. Geef het vorm zodat contactmomenten waarde leveren, geen overhead zijn.

Drie vragen om mee te starten:

Welke contactmomenten voegen welke waarde toe? Weten teamleden waarom elke sessie er is? Hoe nemen jullie samen beslissingen?

Ik begeleid ondertussen andere teams in precies dit proces. Wil je hier samen naar kijken? Neem gerust contact op.